Tugas Pokok Sekretaris

Posted on

Tugas Pokok Sekretaris – Berikut ini rumusbilangan.com akan membahas tentang rangkuman makalah materi Tugas Pokok Sekretaris yang akan diterangkan mulai dari pengertian, jenis, fungsi, struktur, unsur, jurnal, tujuan, ciri, makalah, peran, makna, konsep, kutipan, contoh secara lengkap.

Seorang sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan rutin seorang pemimpin bisnis. Pemahaman lain dari sekretaris adalah seorang karyawan yang secara pribadi dan rahasia menjalankan kepemimpinan perusahaan dalam kegiatan administrasi dan operasional perusahaan.

Pengertian Sekretaris Berdasarkan Para AHli

Berikut ini adalah definisi sekretaris oleh para ahli, sebagai berikut:

  • Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano
    Sekretaris adalah spesialis. Sebagai seorang profesional, Anda diharapkan untuk melakukan berbagai tugas dengan kompetensi penuh, kepercayaan, dan kepribadian dalam tugas kesekretariatan.
  • Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono
    Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu seseorang, yaitu pemimpin dalam pelaksanaan tugas-tugas kantor.
  • Menurut Saiman
    Seorang sekretaris adalah orang yang memiliki tugas yang berkaitan erat dengan penulisan atau rekaman catatan dari kantor atau bisnis.
  • Menurut Wursanto, dikutip oleh Saiman (2002: 25)
    Sekretaris adalah karyawan yang tugasnya adalah membantu kepala kantor dalam melaksanakan pekerjaan terperinci dari penyelia atau penyelia.
  • Menurut Webster’s Dictionary (Sutarto, 1997)
    Seorang sekretaris adalah seorang karyawan yang mengelola dokumen, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, termasuk seorang karyawan yang mengelola berbagai pekerjaan, atau seorang karyawan yang menjalankan departemen pemerintah.
  • After Fowler (1970)
    Seorang sekretaris adalah orang yang bekerja untuk orang lain untuk mendukung korespondensi, tugas administratif, informasi dan kerahasiaan, atau karyawan yang telah ditugaskan oleh komunitas atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara dokumen yang berkaitan dengan organisasi mereka.
  • Setelah Braum dan Ramon di Saiman (2002: 24)
    Seorang sekretaris adalah penolong pemimpin atau direktur yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pemimpin atau pengawas tentang kewajiban atau perjanjian resminya, dan memenuhi banyak kewajiban terkait lainnya untuk efektivitas direktur atau direkturnya. untuk meningkatkan kewajiban lain yang terkait dengan peningkatan efektivitas kepala atau pemimpin.
  • Menurut Gie dalam Saiman (2002: 25)
    Sekretaris adalah petugas yang tugasnya melakukan urusan korespondensi untuk mempersiapkan pejabat atau organisasi yang penting.
  • Menurut Drs. The Liang Gie
    Seorang sekretaris adalah pejabat yang tugasnya menangani urusan korespondensi, termasuk mempersiapkan pejabat atau organisasi penting.
Baca Juga :   Soal Penjas Kelas 12

Ciri – Ciri dari Sekretaris

  • Sabar, disiplin, pekerja keras, tidak mudah menyerah, terlihat baik, jujur, dermawan, pandai bicara, sopan dan mampu mempertahankan bisnis.
  • Cukup mampu dan peka terhadap sesuatu.
  • Berisi kemampuan menulis, korespondensi dan pengarsipan.
  • Kemampuan untuk melakukan tugas-tugas seperti mengangkat telepon, korespondensi dan kegiatan pemimpin.
  • Jangan egois (egois) sehingga bisa mengeksplorasi perasaan orang lain.
  • Periksa diri Anda ketika orang lain mengkritik dan menilai.
  • Terima penilaian orang lain dan ambil sisi positifnya.
  • Akui kesalahan Anda sendiri dan maafkan kesalahan orang lain.
  • Hindari tindakan terpuji seperti hobi yang bertepuk tangan, menghina, mengeluh, berbicara dengan gembira, dan tindakan tercela lainnya.
  • Dapat menahan diri saat berhadapan dengan hal-hal yang menyebabkan emosi (marah).
  • Selalu mampu beradaptasi dengan seluruh situasi sehingga orang lain saling menghormati.
  • Selalu dapat menjaga minat orang lain dan memberikan saran positif.
  • Selalu hormati pendapat orang lain dan ketahui aturan sopan santun.
  • Selalu tunjukkan keseriusan dan berpikir sehat.
  • Memiliki kesabaran dan keuletan di tempat kerja
  • Disiplin dan paksaan di tempat kerja
  • Terlihat bagus dan menarik

Tugas Utama dari Sekretaris

Secara umum, tugas seorang sekretaris dibagi menjadi tiga bagian, termasuk:

  1. Tugas Khusus
    Seorang sekretaris yang melakukan tugas-tugas khusus dari para pemimpin bisnis adalah tugas yang tidak dilakukan setiap hari. Tujuan tugas dipenuhi hanya jika ada instruksi khusus dari panduan ini. Tugas khusus umumnya diserahkan oleh pemimpin kepada sekretaris sebagai kepercayaan pemimpin yang dapat memenuhi tugas yang ditugaskan.
  2. Tugas Kreatif
    Seorang sekretaris secara sukarela melakukan tugas-tugas kreatif tanpa instruksi dari manajemen. Tujuan dari tugas ini, memiliki lingkungan yang tidak terbatas dan sekretaris yang andal harus melakukannya dengan baik.
  3. Tugas Rutin
    Tugas rutin adalah tugas seorang sekretaris, biasanya dilakukan setiap hari tanpa instruksi dari manajer. Contohnya termasuk mengumpulkan surat, dokumen, menerima panggilan telepon, menerima surat masuk, memeriksa surat, dan membuat surat untuk pelanggan dan sebagainya.

Tugas Lain Dari Sekretaris

Tugas utama sekretaris umumnya meliputi:

  • Tugas rutin adalah tugas yang harus dilakukan setiap hari tanpa perlu instruksi khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya membuka surat, menerima telepon, membuat rencana rute, menerima tamu, mengirimkan dokumen, dll.
  • Tugas-tugas khusus adalah tugas-tugas yang diatur oleh pimpinan dengan secara sengaja melengkapi pendapat, pendapat dan pengalaman mereka. Tugas ini diberikan atas dasar unsur kepercayaan. Misalnya, penyusunan perjanjian antara perusahaan dan mitra, pembuatan surat-surat rahasia, pengelolaan perjalanan bisnis / jasa manajemen, dll.
  • Tugas khusus termasuk mengingatkan manajer untuk membayar kontribusi atau asuransi dari agen, menghadiri pertemuan resmi, menghadiri pertemuan, berbagi informasi dengan kerabat dan banyak lagi
  • Tugas resepsionis, yaitu tugas sebagai resepsionis, seperti menerima dan menjawab telepon dan merekam pesan melalui telepon, dll.
  • Tugas keuangan seperti membayar rekening, pajak, dan menyumbangkan dana atas nama kepemimpinan
  • Tugas sosial atau amal dan sosial, seperti B. arah kepala rumah tangga.
  • Tugas sekunder adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu dan dalam keadaan tertentu, seperti Misalnya, representasi manajemen di berbagai resepsi atau rapat.
  • Tugas sekretaris dalam pertemuan bisnis adalah tugas sekretaris dalam menyelenggarakan pertemuan bisnis. Agar pertemuan menghasilkan hasil, pedoman harus ditetapkan, seperti kapan dan di mana harus mematuhi, makan dan minum, menyediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu rapat harus bebas dari acara lain, dan sebagainya.
Baca Juga :   Kosakata

Jenis – Jenis Dari Sekretaris

Tiga jenis sekretaris berikut meliputi:

Paniteratama
Sekretaris utama adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membantu pemimpin dengan pekerjaan reguler di kantor.

sekretaris pengorganisasian
Seorang sekretaris organisasi mengelola tugas yang diberikan oleh manajemen. Sekretaris organisasi menjadi manajer di tempat kerja di unit kerja di sekretariat.

Sekretaris pribadi
Sekretaris Pribadi adalah seorang sekretaris yang mengelola tugas-tugas kantor untuk kebutuhan pribadi kepemimpinan.

Fungsi Dari Sekretaris

Seorang sekretaris yang andal memiliki fungsi yang sangat penting bagi perusahaan. Berikut ini adalah 2 fungsi sekretaris atasan dan bawahan, antara lain sebagai berikut:

Fungsi dari Bos
Berikut adalah beberapa fitur pengawas, termasuk:

  • Setiap pemimpin harus menentukan akurasi dalam hal keadilan bagi karyawan dan sekretaris
  • Sebagai seorang sekretaris dari kepemimpinan diperlukan untuk melakukan pekerjaan kantor
  • Seorang sekretaris harus memiliki ide atau ide untuk membantu kepemimpinan
  • Seperti yang ditunjukkan sekretaris, itu akan menjadi model panduan untuk bawahan

Fungsi Sebagai Bawahan
Berikut beberapa fungsi bawahan, termasuk:

  • Selesaikan pekerjaan agar karyawan Anda dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan lancar
  • Dapatkan pendapat dari karyawan jika Anda memiliki masalah internal atau eksternal di perusahaan
  • Biasakan diri Anda dengan bawahan untuk memahami kehendak bawahan.

Tujuan Dari Sekretaris

Inilah beberapa tujuan sekretaris:

  • Menentukan rencana kerja pemimpin ketika dia ingin bertemu kliennya
  • Jadilah gambaran kepemimpinan yang baik
  • Konsultasi atau rapat, jika ada masalah dengan kepemimpinan di perusahaan
  • Menjalankan kegiatan bisnis secara teratur dan baik, sehingga mereka berjalan dengan lancar tanpa masalah.
  • Menjaga hubungan antara pemimpin dan bawahan.
  • Mendukung kegiatan administrasi di kantor

Tanggung Jawab Sebagai Sekretaris

  • Bertanggung jawab atas pelaksanaan, pelaksanaan, pengamanan, dan administrasi janji dan pertemuan yang efektif dan terorganisir.
  • Bertanggung jawab atas dokumen administrasi yang efektif.
  • Bertanggung jawab untuk menegakkan persyaratan hukum terkait dokumen, amal, hukum perusahaan, dll. (Jika berlaku).
  • Bertanggung jawab untuk komunikasi dan korespondensi
Baca Juga :   Soal PKN Kelas 5

Persyaratan Menjadi Sekretaris

Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, yaitu, sekretaris tidak hanya berasal dari komunitas akademik, tetapi mungkin juga berasal dari sekolah menengah atau sekolah kejuruan, dan biasanya dari administrasi profesional, akuntansi dan sekretaris profesional, meskipun untuk perusahaan besar diperlukan sekretaris yang kompeten di bidangnya. Beberapa kualifikasi yang diperlukan oleh sekretaris profesional termasuk lulusan perguruan tinggi dan universitas yang berspesialisasi dalam bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi, administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.

Ruang Lingkup Dalam Pekerjaan Sebagai Sekretaris

  • Peran sekretaris adalah untuk membantu manajer dalam pelaksanaan pekerjaan teknis, tetapi ini sangat penting bagi manajemen.
  • Seorang pemimpin akan sangat membutuhkan bantuan seorang sekretaris untuk melakukan tugas-tugas seperti pekerjaan kantor, seperti:
    • Menerima tamu
    • Panggilan diterima
    • Ambil dikte dan latih
    • Simpan surat
  • Karena alasan ini, seorang pemimpin mengasumsikan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan bervariasi sesuai dengan bidang tanggung jawab manajer. Misalnya, direktur perusahaan percetakan berbeda dari firma hukum.

Demikian Pembahasan Materi Kita Kali ini Mengenai Tugas Pokok Sekretaris. Jangan Lupa Tetap Bersama Kami Di RumusBilangan.com. Semoga Bermanfaat dan dapat menambah wawasan kita. Terimakasih.

Baca Juga :